Peti masuk yang berantakan adalah berita buruk. Bukan hanya sukar untuk mencari e-mel penting, tetapi anda semakin mendapat motivasi untuk membuka aplikasi Mel setiap hari. Apa yang boleh anda lakukan untuk mengelakkan kekacauan di antara mesej anda? Cukup mengoptimumkan peti masuk Outlook anda menggunakan 5 langkah mudah di bawah.
Sekiranya anda pernah merasa tidak selesa ketika melihat e-mel masuk anda, artikel ini sesuai untuk anda. Berhenti membiarkan e-mel menumpuk dan menyerang anda dengan pemberitahuan dengan hanya mengoptimumkan peti masuk anda. Anda tidak perlu sentiasa memantau surat anda dan menghabiskan berjam-jam untuk membersihkan semuanya. Lihatlah 5 langkah mudah ini di Outlook untuk Microsoft 365 dan siapkan semuanya untuk anda.
Nota : Sebilangan besar fitur ini berlaku untuk Outlook untuk Microsoft 365 / Office 365. Namun, beberapa dari mereka juga tersedia melalui layanan email Microsoft, Outlook.com.
Optimumkan Kotak Masuk Outlook anda dalam 5 Langkah Mudah
Mari lihat bagaimana anda boleh menjadi pro Outlook dalam mengatur surat anda, dan akhirnya mencapai peti masuk pemberitahuan sifar yang anda impikan.
1. Bersihkan dengan menghapus e-mel pendua
Adakah anda tahu bahawa Outlook mempunyai alat automatik untuk menghapus e-mel pendua? Sekarang kamu buat. Gunakan ciri ini untuk mengurangkan jumlah e-mel yang perlu anda perhatikan setiap hari hanya dengan beberapa klik.
- Buka peti masuk yang ingin anda hapus. Pastikan anda kekal pada lalai Rumah tab - anda boleh memeriksa tab mana yang anda gunakan dengan melihat antara muka tajuk Ribbon.
- Kembangkan Bersihkan menu lungsur turun, kemudian pilih salah satu Bersihkan Folder atau Bersihkan Perbualan , bergantung pada keperluan anda.
- Permintaan akan muncul di skrin anda. Sahkan bahawa anda ingin membersihkan perbualan atau folder, dan lihat bagaimana jumlah e-mel yang belum dibaca di peti masuk anda berkurang.
Apa yang baik tentang ciri Bersihkan adalah hakikat bahawa semua item yang dihapus dapat dipulihkan untuk jangka masa tertentu. Anda boleh menjumpainya di Item yang Dihapuskan folder di sisi tetingkap Outlook anda.
2. Buat folder untuk e-mel anda
Mempunyai setiap satu surat masuk anda dalam satu folder mungkin membingungkan. Sudah tentu, spam biasanya disusun mengikut kategori surat sampah, tetapi semuanya bergantung kepada anda. Saya secara peribadi mengesyorkan menyediakan beberapa folder penting dan menyusun surat masuk anda setiap hari.
Mengikuti Selesaikan Perkara ® atau GTD ® metodologi mengatur tugas, anda dapat meningkatkan produktiviti dengan mudah dengan Outlook. Pertama, anda harus membuat tiga folder yang berbeza:
- Peti Masuk (Lalai) - Tinggalkan e-mel penting dalam peti masuk lalai anda. Ini mestilah mesej yang dapat anda jawab dengan segera, atau perlu segera dihubungi.
- Untuk melakukan - Seret e-mel yang tidak mendesak ke folder ini. Anda boleh menyimpan peti masuk anda dengan jelas dan cenderung kepada mesej ini pada siang hari.
- Susulan - Pindahkan e-mel ke folder ini yang telah ditangguhkan, seperti balasan yang anda tunggu atau tugas yang telah anda tunda.
- Peringatan - Sebilangan e-mel tidak menghendaki anda membalasnya sama sekali. Simpan di folder yang berasingan supaya anda sentiasa melihat ke belakang dan menemuinya dengan mudah.
Nota : Untuk membuat folder baru, cukup klik pada folder peti masuk anda, dan pilih Folder baru. Di sini, taipkan nama dan tekan enter.
Anda harus memulakan setiap hari dengan menyusun e-mel anda ke dalam kategori-kategori ini, kemudian menjadualkan waktu untuk cenderung ke folder Yang perlu dilakukan kemudian. Pastikan untuk terus mengikuti ini! Anda boleh terus menyusun email yang anda terima sepanjang hari.
Sekiranya diperlukan, jangan takut untuk membuat lebih banyak folder kaedah ini harus diperibadikan untuk anda dan anda sahaja.
3. Gunakan paparan Tugas
Adakah anda tahu bahawa anda boleh membuat tugas dari e-mel? Setiap kali anda menerima mesej yang ingin anda ubah menjadi tugas, seret saja ke ikon senarai tugas Outlook untuk memunculkan wizard penyediaan tugas. Di sini, anda dapat memberikan nama, keterangan, dan bahkan menetapkan peringatan kepada tugas anda.
Sekiranya anda menetapkan peringatan, tugas akan muncul sama seperti peringatan mesyuarat pada waktu yang ditentukan. Ini membolehkan anda tetap teratur dan membuat tugas dengan mudah, terus dari e-mel masuk anda.
4. Tetapkan peraturan untuk menyusun surat masuk secara automatik
Peraturan membolehkan anda memindahkan, menandai, dan membalas mesej e-mel secara automatik, menjadikannya lebih mudah untuk mengendalikan Outlook. Anda boleh menggunakan peraturan untuk memainkan suara, memindahkan mesej ke folder, atau juga memaparkan amaran item baru secara automatik.
Saya secara peribadi mendapati peraturan yang paling berguna ialah kemampuan memindahkan item dari pengirim tertentu atau dengan kata kunci tertentu dalam baris subjek ke folder lain. Ini bermaksud bahawa jika kriteria tertentu dipenuhi, e-mel akan dipindahkan ke peti masuk yang ditentukan tanpa anda harus menyentuhnya.
Berikut adalah panduan asas mengenai cara menetapkan peraturan di Outlook.
- Klik kanan mesej di peti masuk atau folder e-mel lain dan pilih Peraturan .
- Pilih salah satu pilihan. Untuk melihat lebih banyak pilihan, pilih Buat Peraturan .
- Di dalam Buat Peraturan kotak dialog, pilih satu atau lebih daripada tiga kotak pilihan pertama.
- Di dalam Lakukan perkara berikut bahagian, jika anda mahu peraturan memindahkan mesej ke folder, periksa Pindahkan item ke folder kotak.
- Pilih folder tujuan dari Pilih Folder dialog yang muncul, dan kemudian klik okey .
- Klik okey sekali lagi untuk menyelamatkan peraturan anda.
5. Manfaatkan kategori
Pengekodan warna e-mel anda akan membantu anda mengenal pasti dan mengelompokkan item yang berkaitan dengan mudah di Outlook. Anda boleh memilih dari sekumpulan kategori lalai atau membuatnya sendiri, dan kemudian menetapkan kategori tersebut ke e-mel Outlook anda.
Untuk menetapkan kategori warna dari panel baca atau mesej terbuka, pilih Kategorikan daripada Teg kumpulan pada pita, dan pilih kategori dari senarai.
Pemikiran terakhir
Sekiranya anda ingin membaca lebih banyak artikel yang berkaitan dengan teknologi moden, pertimbangkan untuk melanggan buletin kami. Kami secara berkala menerbitkan tutorial, artikel berita, dan panduan untuk membantu anda dalam kehidupan teknologi harian anda.
